SEKSI KEPEGAWAIAN UMUM & HUBUNGAN MASYARAKAT
SEKSI KEPEGAWAIAN UMUM & HUBUNGAN MASYARAKAT
I.
Syahbandar Utama
- Menyelenggarakan pemeriksaan, pengujian dan sertifikasi kelaiklautan kapal sesuai dengan kewenangannya
- Menyelenggarakan pengawasan bongkar muat barang berbahaya, limbah bahan berbahaya dan beracun, dan pengisian bahan bakar
- Menyelenggarakan pengawasan laik layar dan kepelautan, alih muat di perairan pelabuhan, keselamatan pengerukan, reklamasi dan pembangunan fasilitas pelabuhan sesuai dengan kewenanggannya serta penerbitan Surat Persetujuan Berlayar
- Menyelenggarakan koordinasi dan pelaksanaan penanggulangan pencemaran dan pemadaman kebakaran di pelabuhan serta pengawasan perlindungan lingkungan maritim
- Menyelenggarakan pelaksanaan bantuan pencarian dan penyelamatan (Search and Rescue/SAR), di daerah Lingkungan Kerja (DLKr) dan Daerah Lingkungan
- Kepentingan (DLKp) pelabuhan
- Menyelenggarakan pelaksanaan ketertiban dan patroli, penyidikan tindak pidana pelayaran di dalam Daerah Lingkungan Kerja (DLKr) dan daerah Lingkungan Kepentingan (DLKp) pelabuhan, serta pengawasan Pekerjaan bawah Air (PBA), salvage, penundaan dan pemanduan kapal
- Menyelenggarakan pengelolaan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan, hukum dan hubungan masyarakat
II.
Kepala Bagian Tata Usaha
- Mengawasi pelaksanaan urusan keuangan
- Mengawasi dan memeriksa Laporan SAI
- Mengawasi dan memeriksa laporan penagihan penerimaan, penyetoran dan pembukuan PNBP.
- Mengawasi dan memeriksa surat keluar/masuk dan kearsipan
- Mengawasi dan memeriksa Laporan Barang Milik Negara
- Memproses administrasi pegawai
- Memberi arahan dan pengawasan tentang kerumahtanggaan, keprotokoleran, upacara, pelayanan tamu, rapat, dsb
- Mengawasi dan memeriksa bahan presentasi, expose, pemberitaan, dsb
- Memberikan masukan/nasehat hukum
III.
Kepala Sub Bagian Kepegawaian Umum dan Humas
- Menyusun program kerja di bidang kepegawaian, umum dan humas
- Menginventarisasi peraturan di bidang kepegawaian, umum dan humas
- Merumuskan berkas administratif yang diperlukan dalam perumusan, pembinaan, pengendalian kepegawaian, umum dan humas
- Mengkoordinasikan masalah-masalah teknis kepegawaian, umum dan humas
- Menyusun dan me-review Job Description Sub Bagian Kepegawaian, Umum dan Humas
- Melaksanakan evaluasi program kerja subbag kepegawaian, umum dan humas
- Membuat pelaporan program kerja Sub Bagian Kepegawaian, Umum dan Humas
- Membantu tugas pimpinan
IV.
Sekretaris
- Menerima, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas
- Menerima telepon dan menyampaikan pesan sesuai prosedur yg berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Menerima faksimili sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Menerima tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Mencatat janji pertemuan dengan relasi sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Mencatat jadwal laporan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Mendokumentasikan surat masuk/surat keluar sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Membantu tugas pimpinan
- Menerima, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas
- Menerima telepon dan menyampaikan pesan sesuai prosedur yg berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Menerima faksimili sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Menerima tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Mencatat janji pertemuan dengan relasi sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Mencatat jadwal laporan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Mendokumentasikan surat masuk/surat keluar sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
V.
Pengelola Administrasi Perkantoran
- Menyiapkan program kerja, bahan dan alat perlengkapan kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik
- Memeriksa kelengkapan Surat Keluar dari pengguna jasa dan pemohon
- Memberikan nomor surat keluar khusus dan membubuhkan stempel pada Surat Keluar Khusus kepada pengguna jasa
- Mencatat Surat Keluar Khusus pada kartu dosir kuning
- Menyimpan, menata surat keluar khusus sesuai kode penomoran
- Membuat Rekapitulasi harian dan bulanan surat keluar khusus
- Memantau Surat Keluar Khusus
- Membantu tugas-tugas pimpinan
VI.
Pelaksana Urusan Perlengkapan dan Rumah Tangga
- Menyiapkan perlengkapan Upacara, Rapat dan Senam Kesegaran Jasmani
- Mengawasi kegiatan kebersihan lingkungan kantor
- Membantu tugas-tugas pimpinan
VII.
Pengelola Administrasi Perkantoran
- Menyusun dan memantau Program Kerja tahunan
- Memantau surat-menyurat yang keluar maupun yang masuk
- Membuat konsep Surat Keluar yang berkaitan dengan kepentingan dinas sesuai perintah pimpinan
- Menyiapkan bahan-bahan penyusunan Laporan Tahunan, Laporan Bulanan dan Laporan Semesteran serta memantau proses penyusunannya
- Memantau proses penyusunan Laporan Tahunan, Laporan Bulanan dan Laporan Semesteran
- Membantu tugas - tugas pimpinan
- Menyiapkan program kerja, bahan dan alat perlengkapan kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik
- Menerima, memeriksa, dan memilah-milah surat masuk khusus dari perusahaan pelayaran dan pemohon
- Membubuhkan stempel dan memberi baju surat pada surat masuk khusus dari perusahaan pelayaran dan pemohon
- Mencatat surat masuk khusus dari perusahaan pelayaran dan pemohon ke dalam buku agenda
- Mencatat surat masuk khusus dari perusahaan pelayaran dan pemohon ke dalam buku ekspedisi keluar
- Mendistribusikan surat masuk khusus dari perusahaan pelayaran dan pemohon ke bidang-bidang intern kantor
- Memantau surat masuk khusus dari perusahaan pelayaran maupun pemohon
- Membuat takah baru untuk kapal baru
- Memperbaiki takah lama yang telah rusak
- Menyimpan dan menata takah kapal sesuai abjad
- Mendistribusikan takah kapal kepada bidang-bidang
- Mengendalikan program kerja sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
- Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap takah kapal dari perusahaan pelayaran
- Menerima, mencatat dan memberi baju surat pada Surat Masuk
- Mencatat disposisi Surat Masuk
- Mengklarifikasi dan mendistribusikan Surat Masuk sesuai disposisi dari pimpinan
- Memantau distribusi Surat Masuk, menyimpan dan menata Surat Masuk
- Menggandakan Surat Masuk sesuai disposisi dari pimpinan
VIII.
Pengelola Data dan Laporan
- Mengumpulkan data untuk penyusunan Laporan Harian Kinerja (LHK) Bagian Tata Usaha
- Mengumpulkan data Laporan Harian Kinerja (LHK) tiap bidang
- Melakukan verifikasi data Laporan Harian Kinerja (LHK) yang telah terkumpul
- Merekapitulasi data Laporan Harian Kinerja (LHK)
- Melakukan pengarsipan data Laporan Harian Kinerja (LHK)
IX.
Pengelola Kepagawaian
- Mengusulkan pengangkatan dan kepangkatan pegawai
- Mengusulkan Ujian Dinas dan Ujian Penyesuaian Ijazah pegawai
- Mengusulkan Diklat pegawai
- Mengusulkan Surat Ijin Belajar dan Kartu Pegawai
- Menyiapkan Update data Kepegawaian (DUK dan Nominatif)
- Menyiapkan Update data SIJ dan SIK pegawai
- Menyiapkan surat keluar dan masuk kepegawaian
- Menyiapkan KGB pegawai dan pendistribusiannya
- Menyiapkan daftar hadir pegawai berdasarkan Absensi Biometrik
- Mengusulkan Pemberhentian Pegawai termasuk Pensiun
- Membina Pegawai yang melanggar aturan disiplin
- Menyiapkan permohonan Cuti, Askes, Taspen, Karpeg, Bapertarum dan Tanda Penghargaan
- Mengusulkan PAK Jabfung tertentu Pengawas Keselamatan Pelayaran
- Memproses Usulan Promosi Jabatan dan Sertijab Pejabat Struktural
- Mengkoordinir pengumpulan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
- Mengkoordinir pengumpulan PPKP
- Mengkoordinir pengumpulan Laporan Bulanan pegawai
- Memproses Usulan Formasi dan Mutasi Pegawai
0 komentar:
Posting Komentar